Partite da ciò che oggi vi fa perdere tempo
Prima di guardare un programma, scrivete su un foglio le cose che in segreteria si ripetono a ogni stagione. Di solito sono quattro:
- moduli di iscrizione da compilare e poi ricopiare in un elenco;
- certificati di idoneità sportiva scaduti, scoperti all’ultimo;
- quote da inseguire, tra contanti, bonifici e messaggi;
- avvisi alle famiglie sparsi tra gruppi di messaggi e telefonate.
Un gestionale vale se toglie queste cose, non se ne aggiunge altre.
Cinque cose da controllare
- Chi lo usa ogni giorno. Segreteria, dirigenti e tecnici devono vedere solo ciò che serve loro, senza scorrere cose che non li riguardano.
- Quanto è facile per gli iscritti. Se iscriversi dal telefono è semplice, la segreteria riceve dati già in ordine e fa meno telefonate.
- I certificati. Le scadenze devono vedersi subito, con un avviso alla famiglia prima che il certificato scada.
- Gli incassi. I pagamenti online devono registrarsi da soli. Chi paga allo sportello deve poter essere registrato dalla segreteria, così l’elenco resta completo.
- Cosa resta come prima. Gli elenchi si devono poter stampare o scaricare in Excel, e non dovete cambiare tutto il primo giorno.
Costo e impegno: chiedete tutto prima
Un prezzo serio si scrive su una riga. Chiedete se ci sono costi di attivazione, per quanti mesi vi impegnate e cosa succede se volete cambiare pacchetto. Chiedete anche se è compresa la parte per gli iscritti, o se si paga a parte.
Si può cominciare in piccolo
Non serve passare tutto al computer in un giorno. Si può partire da ciò che pesa di più, per esempio le iscrizioni, e aggiungere il resto la stagione dopo. Se un programma vi chiede di cambiare tutto subito, diffidate.
Come lo fa Movis Sport
Movis Sport ha tre pacchetti, da 97 € al mese, senza costi di attivazione sui pacchetti e con impegno di 12 mesi. Gli iscritti usano l’app dal telefono, la segreteria un gestionale che si apre dal computer. Chi preferisce lo sportello continua a farlo: la segreteria lo registra. Potete vedere i prezzi, il gestionale e l’app per gli iscritti.